Tukea työhön ja johtamiseen

Tämä ohje korvaa kaikki aiemmat ohjeet piispantarkastuksesta Tampereen hiippakunnassa ja on voimassa niissä piispantarkastusprosesseissa, jotka alkavat 1.6.2022 tai sen jälkeen.

Piispantarkastus lainsäädännössä

Piispantarkastuksesta säädetään Kirkkojärjestyksen luvussa 18:

4 §

Piispan tulee säännöllisin väliajoin toimittaa tarkastuksia hiippakuntansa seurakunnissa. Tarkastuksen ajan, laajuuden ja ohjelman määrää piispa neuvoteltuaan seurakunnan kirkkoherran kanssa. Piispaa avustavat tarkastuksessa hänen kutsumansa tuomiokapitulin jäsen sekä lääninrovasti. Piispa voi määrätä tuomiorovastin, pappisasessorin tai lääninrovastin toimittamaan tarkastuksen.

5 §

Piispantarkastuksen yhteydessä toimitettavassa hallinnon ja talouden tarkastuksessa tarkastetaan seurakunnan kirkonkirjat, arkisto, hallinto, omaisuus ja taloudenhoito sekä seurakunnan hallussa olevat rahastot. Tällainen tarkastus voidaan suorittaa erikseen ja piispa voi määrätä sen toimittajaksi myös lakimiesasessorin sekä käyttää tarkastuksessa apuna asiantuntijoita. Se voidaan pitää myös seurakunnan toimielimen, viranhaltijan tai luottamushenkilön toiminnan osalta erikseen. Kirkkohallitus antaa hallinnon ja talouden tarkastusta koskevia tarkempia ohjeita. (8.5.2015/1606)

7 §

Kirkkoneuvoston tai seurakuntaneuvoston on ryhdyttävä niihin toimenpiteisiin, joihin tarkastuspöytäkirja antaa aihetta.

8 §

Seurakuntayhtymässä pidettävässä piispantarkastuksessa on soveltuvin osin noudatettava, mitä seurakunnan tarkastuksesta on määrätty.

Piispantarkastuksen tarkoitus

Piispantarkastus tukee seurakunnan osallistumista Kristuksen missioon omalla paikkakunnallaan ja osallisuutta kirkon yhteiseen tehtävään. Piispantarkastus tukee paikallisten verkostoresurssien löytämistä ja vahvistamista. Piispantarkastus on tulevaisuuteen suuntautuva.

Piispantarkastus ei ole työyhteisön sisäinen konsultaatio, eikä se keskity vain työyhteisön hyvinvointiin ja ongelmiin, vaan siinä on laajempi näkökulma. Tarve jatkotyöskentelyyn voi syntyä piispantarkastuksen aikana. Jatkotyöskentelystä on sovittava erikseen.

Piispantarkastuksen kesto voi vaihdella seurakunnan koosta riippuen. Suosituskesto on 6 kk aloitussunnuntain messusta visitaatioviikonloppuun.

Piispantarkastuksen eri vaiheisiin kutsutaan mukaan seurakunnan työntekijöitä ja luottamushenkilöitä, seurakuntalaisia ja verkostokumppaneita kussakin tilanteessa tarkoituksenmukaisella tavalla. Esimerkiksi:

▪ Alkuneuvotteluun kutsutaan mukaan luottamushenkilöitä.

▪ Messuihin kutsutaan mukaan seurakuntalaisia sekä verkostokumppaneita.

▪ Toimintaympäristön tutkimisen päivään kutsutaan verkostokumppaneita, kuten kunnan tai kaupungin eri toimialoja, seuratoimijoita, yhdistyksiä ja paikkakunnan yrityksiä.

Piispantarkastuksessa seurakunnan kirkkoherra ja kirkkoherran nimeämä vastuutiimi ovat vastuussa tavoitteiden määrittelystä ja tarkoituksenmukaisten työskentelyjen valinnasta yhteistyössä piispantarkastukseen määrättyjen konsulttien kanssa.

Piispantarkastuksessa esiin nostettavia konkreettisia asioita ovat mm. ympäristödiplomi, kiinteistöstrategia ja yhdenvertaisuusasiat (tasa-arvo- ja yhdenvertaisuussuunnitelma, rekrytointiohjeet, saavutettavuusasiat jne.).

Piispantarkastuksen muistio

Piispantarkastuksesta laaditaan lyhyt muistio (KJ 18 7 §), jossa arvioidaan piispantarkastuksen tavoitteiden toteutumista. Muistion laativat kirkkoherra, vastuutiimi ja kirkkoneuvosto yhdessä.

Miten piispantarkastus onnistui seuraavissa tavoitteissa? Vastaa lyhyesti.

▪ Millä tavoin piispantarkastus auttoi seurakuntaa osallistumaan Kristuksen missioon ja kirkon yhteiseen tehtävään omalla paikkakunnallaan?

▪ Miten piispantarkastus tuki paikallisten verkostoresurssien löytämistä ja vahvistumista?

▪ Miten piispantarkastus onnistui tukemaan seurakunnan työyhteisöä ja luottamushenkilöitä?

▪ Millä tavoin piispantarkastus suuntautui tulevaisuuteen?

Piispantarkastuksen askeleet

1. Seurakunnan piispantarkastuksesta päättäminen

Vastuuhenkilöt: Piispa, hiippakuntadekaani, lakimiesasessori

Ajankohta: 12 kk ennen visitaatiota

2. Piispantarkastuksen aloituksen ja visitaation kalenterointi

Vastuuhenkilöt: Piispa ja piispan sihteeri yhdessä seurakunnan (kirkkoherran) kanssa

Ajankohta: Vuosi ennen visitaatiota, puoli vuotta ennen aloitussunnuntaita

3. Konsulttien nimeäminen

Vastuuhenkilöt: Hiippakuntadekaani

Ajankohta: Vuosi ennen visitaatiota, puoli vuotta ennen aloitussunnuntaita

4. Konsulttien yhteydenotto seurakuntaan (kirkkoherraan)

Vastuuhenkilöt: Konsultit

Ajankohta: Viimeistään 3 kk ennen aloitusmessua

Tarkoitus: Alkuneuvottelusta ja sen ajankohdasta sopiminen, jotta kirkkoherra ja konsultit voivat kutsua alkuneuvottelun koolle.

5. Alkuneuvottelu

Vastuuhenkilöt: Konsultit

Ajankohta: 2 kk ennen aloitussunnuntaita

Konsultti pitää piispan sihteerin ajan tasalla siitä, mihin ajankohtaan alkuneuvottelu on sovittu.

Alkuneuvottelun kutsuvat koolle kirkkoherra ja konsultit yhteistyössä. Alkuneuvotteluun kutsutaan:

▪ Lääninrovasti

▪ Pappisasessori (jos ei ole mukana aloitussunnuntaissa)

▪ Vastuutiimi eli kirkkoherran nimeämä ryhmä, joka ottaa kirkkoherran tukena vastuuta piispantarkastuksen kokonaishallinnasta seurakunnassa

▪ Ne johtavista työntekijöistä (esim. talouspäällikkö, johtavat viranhaltijat), jotka kirkkoherra katsoo tarpeellisiksi kutsua

▪ Johtavat luottamushenkilöt (seurakunnan koon mukaan)

Konsultit perustavat Teams-tiimin piispantarkastuksen viestintää ja dokumentointia varten. Teamstiimi tilataan kolme kuukautta ennen aloitusmessua, viimeistään alkuneuvotteluun mennessä. Teams-tiimiin kutsutaan kirkkoherra, vastuutiimi, konsultit sekä piispan sihteeri. Alkuneuvottelusta alkaen piispantarkastusta dokumentoidaan Teamsiin.

Alkuneuvottelun tarkoituksena on piispantarkastuksen tavoitteiden, tapahtumien ja roolien sopiminen.

▪ Alkuneuvottelussa tehdään konsultaatiosopimus, jossa sovitaan konsulttien, lääninrovastin ja pappisasessorin työnjaosta.

▪ Alkuneuvottelussa sovitaan matkakumppanuuden päivän ja toimintaympäristön päivän ajankohdat ja alustava sisältö.

▪ Konsultti antaa kirkkoherralle alkuneuvottelua varten ”ennakkotehtävän”: Mikä hyödyttää seurakuntaa piispantarkastuksessa?

▪ Alkuneuvotteluun mennessä kirkkoherra nimeää avukseen vastuutiimin seurakunnasta. Siihen voi kuulua työntekijöiden lisäksi myös luottamushenkilöitä. Vastuutiimi kutsutaan mukaan alkuneuvotteluun.

▪ Konsultti miettii tarpeen mukaan mitä toimenpiteitä tarvitaan ennen alkuneuvottelua: keskustelu kirkkoherran kanssa, kysely seurakunnassa tms.

▪ Konsultin tehtävä on alkuneuvottelun etukäteissuunnittelu ja keskustelun ohjaus.

▪ Piispantarkastuksen työskentelyjen tarkoituksen määrittely tehdään yhdessä alkuneuvottelussa: Mitä seurakunta tarvitsee? Miten piispantarkastus voi näitä tarpeita palvella?

▪ Konsultit selkeyttävät seurakunnalle piispantarkastuksen eri vaiheet tämän ohjeen mukaan yhdessä keskustellen.

Piispantarkastuksen viestinnästä sovitaan alkuneuvottelussa:

▪ Kenelle viestitään?

▪ Mitä halutaan kertoa?

▪ Millä välineillä kerrotaan?

▪ Kuka/ketkä kertovat?

▪ Milloin kerrotaan?

6. Aloitussunnuntai

Vastuuhenkilöt: Seurakunta (kirkkoherra / vastuutiimi) vastaa messusta. Konsultit vastaavat työskentelyistä messun jälkeen.

Pappisasessori on mukana joko alkuneuvottelussa tai aloitussunnuntaissa sopimuksen mukaan.

Ajankohta: Noin 5–6 kk ennen visitaatiota.

Tarkoitus: Kutsutaan seurakuntalaiset mukaan seurakunnan piispantarkastuksen matkalle.

Tarkoitus on havahduttaa seurakuntaa, sen työntekijöitä, päättäjiä, eri vastuunkantajia ja seurakuntalaisia siihen mahdollisuuteen, joka heille nyt edessä olevassa prosessissa tarjoutuu. Koolla olevassa ”kirkonkokouksessa” haastetaan miettimään, mihin olisi syytä tarttua, jotta seurakunta voisi parhaiten toteuttaa tarkoitustaan. Aloitussunnuntai on julkinen tilaisuus eikä siten yksinomaan työntekijöitä tai luottamushenkilöitä palveleva tapaaminen.

Päivän kaari: Messu, ruoka tai kahvi, lyhyt työskentely.

Piispan rooli: Messussa piispa on vieraana (ei liturgisia tehtäviä) ja osallistuu työskentelyyn messun jälkeen.

7. Matkakumppanuuden päivä

Vastuuhenkilöt: Kirkkoherra, vastuutiimi ja konsultit

Pappisasessori on mukana joko matkakumppanuuden päivässä tai toimintaympäristön tutkimisen päivässä sopimuksen mukaan.

Ajankohta: Sopimuksen mukaan

Tarkoitus: Seurakunnan työyhteisön hengellinen tuki. Päivään osallistuvat mahdollisuuksien mukaan kaikki seurakunnan työntekijät.

8. Toimintaympäristön tutkimisen päivä

Vastuuhenkilöt: Kirkkoherra, vastuutiimi ja konsultit

Pappisasessori on mukana joko matkakumppanuuden päivässä tai toimintaympäristön tutkimisen päivässä sopimuksen mukaan.

Ajankohta: Sopimuksen mukaan

Tarkoitus: Seurakunnasta ulospäin katsominen, verkostojen vahvistaminen ja luominen, paikkakunnan tilannekuvan kirkastaminen.

9. Hallinnon ja talouden tarkastus

Vastuuhenkilöt: Lakimiesasessori (ja lääninrovasti sopimuksen mukaan)

Ajankohta: Noin 2 kk ennen visitaatiota

Tarkoitus: Hallinnon ja talouden tarkastus (KJ 18:5) suunnataan hallinnon kehittämiseen.

10. Kirkkoherran ja piispan tapaaminen

Vastuuhenkilöt: Kirkkoherra ja piispa

Ajankohta: Noin kaksi viikkoa ennen visitaatiota. Kirkkoherra on yhteydessä piispan sihteeriin hyvissä ajoin ajan sopimista varten.

Tarkoitus: Piispa ja kirkkoherra keskustelevat kirkkoherran etukäteen kirjoittamasta arviosta, jonka hän on laatinut seurakunnan tilanteesta.

Arvio voi sisältää toimintaan, talouteen, tiloihin, henkilöresursseihin, yhteistyökumppaneihin, strategiaan, paikkakunnan väestökehitykseen, kunnan tulevaisuuteen, hengelliseen elämään, muiden kirkkojen ja uskontojen läsnäoloon jne. liittyviä näkemyksiä. Tärkeitä ovat myös kirkkoherran omaan viranhoitoonsa, johtamiseensa sekä omaan henkilökohtaiseen hengelliseen tai ammatilliseen tiehensä liittyvät pohdinnat. Lisäksi piispan ja kirkkoherran keskustelussa sovitaan visitaatioviikonlopun ohjelmasta ja esim. yöpymiseen liittyvistä järjestelyistä

11. Visitaatioviikonloppu

Vastuuhenkilöt: Seurakunta yhdessä piispan kanssa vastaa visitaation vierailuista ja muusta ohjelmasta.

Konsultit vastaavat lauantain työskentelyistä, jotka suunnitellaan seurakunnan toiveiden mukaan.

Piispa vastaa piispanmessusta ja on siinä liturgi ja saarnaaja.

Ajankohta: Sopimuksen mukaan

Tarkoitus: Visitaatioviikonlopun tarkoitus on yhteneväinen piispantarkastuksen yleisten tavoitteiden kanssa.

Piispan visitaation rakenne seurakunnissa on samankaltainen seurakunnasta riippumatta:

▪ Perjantain vierailut yhteistyökumppaneiden luona. Vierailupaikat valitaan yhteistyössä piispan kanssa.

▪ Lauantain työskentelyt työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kanssa.

▪ Sunnuntain piispanmessu ja seurakunnan juhla messun jälkeen.

▪ Kesto: 3-4 päivää (torstai / perjantai – sunnuntai) riippuen seurakunnan koosta.

12. Lääninrovastin jälkitarkastus kirkkoneuvostossa

Vastuuhenkilö: Lääninrovasti

Ajankohta: Visitaation jälkeen

Tarkoitus: Käydään läpi sitä, miten piispantarkastus palveli seurakuntaa ja miten mahdollisiin kehittämiskohtiin jatkossa tartutaan.

13. Palautekeskustelu kirkkoherran, talouspäällikön, lääninrovastin ja piispan kesken

Vastuuhenkilö: Kirkkoherra, talouspäällikkö, lääninrovasti, piispa

Ajankohta: Joitakin kuukausia visitaation jälkeen. Kirkkoherra on yhteydessä lääninrovastiin ja piispan sihteeriin hyvissä ajoin ajan sopimista varten.

Tarkoitus: Tarkoitus on keskustella siitä, mitä piispantarkastuksen aikana nousi esiin ja mihin suuntaan on lähdetty ottamaan askelia. Tässä tapaamisessa käsitellään kirkkoherran ja seurakunnan laatima muistio.

Tapaamisen jälkeen kirkkoherra toimittaa muistion pdf-muodossa tuomiokapitulin asiointiosoitteeseen (tampere.tuomiokapituli@evl.fi) sähköistä arkistointia varten.

Jos tarkastettavan seurakunnan kirkkoherra on itse lääninrovasti, pyydetään palautekeskusteluun mukaan joku toinen seurakunnan johtoryhmästä, pappisasessori tai konsultti.

Piispantarkastuksen roolit ja vastuut

Piispa

▪ Seurakunnan vieraana aloitussunnuntain messussa ja messun jälkeisiin työskentelyihin osallistuminen

▪ Piispan ja kirkkoherran ja keskustelu ennen visitaatiota

▪ Visitaatio ja siihen kuuluvat tehtävät

▪ Piispanmessu visitaatioviikonloppuna: liturgi ja saarnaaja

▪ Piispan, kirkkoherra ja lääninrovastin palautekeskustelu visitaation jälkeen

Tuomiokapitulin johtoryhmä

▪ Seurakuntien valitseminen vuosi ennen visitaatiota

Piispan sihteeri

▪ Johtoryhmän nimettyä seurakunnat piispantarkastuksen aloitussunnuntain ja visitaatioviikonlopun kalenterointi

▪ Kirkkoherran yhteydenotosta piispan ja kirkkoherran tapaamisen kalenterointi ennen visitaatiota

▪ Kirkkoherran yhteydenotosta piispan, kirkkoherran ja lääninrovastin palautekeskustelun kalenterointi visitaation jälkeen

▪ Dokumentointi hiippakunnan Teamsiin tarkoituksenmukaisella tavalla

Hiippakuntadekaani:

▪ Konsulttien nimeäminen

Lakimiesasessori

▪ Hallinnon ja talouden tarkastus

Kirkkoherra:

▪ Kirkkoherra vastaa piispantarkastuksen toteutuksesta seurakunnassa ja pyytää siihen kumppaniksi vastuutiimin seurakunnasta. Vastuutiimin kokoonpano sovitaan viimeistään alkuneuvottelussa.

▪ Kirkkoherra kirjoittaa ennen visitaatiota toteutuvaan piispan tapaamiseen arvion seurakunnan tilanteesta.

▪ Kirkkoherra laatii yhdessä vastuutiimin ja kirkkoneuvoston kanssa piispantarkastuksen muistion. Muistio käydään läpi visitaation jälkeen toteutuvassa piispan, kirkkoherran, talouspäällikön ja lääninrovastin keskustelussa.

Konsultit:

▪ Konsultti sopii pappisasessorin kanssa hänen mukanaolostaan

o alkuneuvottelussa tai aloitusmessussa

o matkakumppanuuden päivässä tai toimintaympäristön tutkimisen päivässä

▪ Alkuneuvottelu: yhteydenotto kirkkoherraan, alkuneuvottelun ennakkovalmistelut ja ohjaaminen

▪ Aloitussunnuntai: messun jälkeisen työskentelyn suunnittelu ja ohjaaminen yhteistyössä seurakunnan kanssa

▪ Matkakumppanuuden päivä: suunnittelu ja ohjaaminen yhteistyössä pappisasessorin ja seurakunnan kanssa

▪ Toimintaympäristön tutkiminen: suunnittelu ja ohjaus yhteistyössä seurakunnan kanssa

▪ Visitaatioviikonlopun lauantain työskentelyn suunnittelu ja ohjaus seurakunnan työntekijöille ja luottamushenkilöille kirkkoherran / vastuutiimin / seurakunnan toiveiden ja yhdessä sovitun mukaan

▪ Konsultilta ei voida edellyttää osallistumista visitaatioviikonlopun sunnuntaihin, sillä konsultille ei makseta sunnuntaihin osallistumisesta.

o Tilanteen ja seurakunnan toiveiden mukaan konsultti voi olla mukana myös visitaatioviikonlopun sunnuntaissa, mutta lähtökohtaisesti ilman ohjaustehtäviä.

▪ Konsultit eivät ole mukana visitaatioviikonlopun (perjantain) vierailuissa piispan toiveesta.

▪ Konsultti tilaa Teams-tiimin piispantarkastukselle ja lisää siihen tarvittavat henkilöt, myös piispan sihteerin.

Lääninrovasti:

▪ Alkuneuvottelu

▪ Visitaatio kaikkina päivinä

▪ Hallinnon ja talouden tarkastus yhdessä lakimiesasessorin kanssa

▪ Jälkitarkastus kirkkoneuvostossa

▪ Palautekeskustelu

Pappisasessori:

▪ Alkuneuvottelu tai aloitussunnuntai sopimuksen mukaan

▪ Matkakumppanuuden päivä tai toimintaympäristön tutkimisen päivä sopimuksen mukaan

▪ Visitaatio kaikkina päivinä

▪ Tehtävänä reflektoida, tarkkailla, havainnoida ja käydä keskusteluja työntekijöiden ja luottamushenkilöiden kanssa

• Piispantarkastusten konsulttipalkkiot 01062022alkaen