Etusivu / Tietosuojaseloste ja evästeet / Papiston nimikirja

Papiston nimikirja

Tuomiokapituli pitää nimikirjaa hiippakunnan papeista ja lehtoreista sekä tuomiokapitulissa olevista viranhaltijoista ja työntekijöistä.

Kirkkolaissa ja -järjestyksessä nimikirjan pitämisestä säädetään KL 6:23 §:ssä ja KJ 6:9 § 3 mom:ssa. Tietojen tallettamisessa, käyttämisessä ja poistamisessa noudatetaan nimikirjalakia. Kirkkohallitus on antanut vuonna 1999 Kirkon nimikirjaohjeen. Lue lisää…

Tietosuojaseloste: Nimikirja

Rekisterinpitäjä
Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli, tampere.tuomiokapituli@evl.fi

Yhteyshenkilö
Hannu Laukkonen, puh. 0400 926 730, hannu.laukkonen@evl.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava, tietosuojavastaava.kkr@evl.fi

Rekisterin nimi
Nimikirja

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tuomiokapituli pitää nimikirjaa hiippakunnan papeista ja lehtoreista sekä tuomiokapitulin omista viranhaltijoista ja työntekijöistä.

Kirkkolain 6 luvun 23 §:n mukaan ”Työnantaja voi pitää viranhaltijoista ja työntekijöistä nimikirjaa. Tuomiokapituli pitää nimikirjaa hiippakunnan papeista ja lehtoreista. Nimikirjaan merkittävien tietojen tallettamiseen, käyttämiseen ja poistamiseen sovelletaan nimikirjalakia (1010/1989).”

Kirkon nimikirjaohje 1999

Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä
Henkilöryhmät: hiippakunnan papit ja lehtorit, tuomiokapitulin viranhaltijat ja työntekijät.

Tuntipalkkaisista tai alle 3 kuukauden työsuhteista ei pidetä nimikirjaa (Kirkon nimikirjaohje 1999).

Nimikirjan tietosisällöstä säädetään (24.11.1989/1010) nimikirjalain 4 §:ssä, jonka mukaan ”nimikirjaan on, jollei tietojen keräämistä tai tallettamista ole muussa laissa kielletty, talletettava siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään virkamiehistä ja työntekijöistä seuraavat tiedot:
1) nimi, henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika sekä muut henkilöllisyyden perustiedot; (30.12.1999/1367)
2) koulutusta kuvaavat tiedot;
3)palvelussuhteita, niiden palkkausta ja muita ehtoja sekä elinkeinon, ammatin tai liikkeen harjoittamista kuvaavat tiedot;
4) virantoimituksen ja työnteon keskeytyksiä sekä niiden perusteita kuvaavat tiedot; sekä
5) muut henkilöstöasioiden hoitamista varten tarvittavat tiedot.

Nimikirjaan on lisäksi talletettava seuraavat tiedot:
1) tieto asevelvollisuuden suorittamisesta tai asevelvollisuuden suorittamisesta vapauttamisesta;
2) tieto seuraavista rangaistuksista:
a) kurinpitorangaistus sotilasrikoksesta määrättyä muistutusta lukuun ottamatta;
b) tuomioistuimen virkarikoksesta tai sotilasvirkarikoksesta rikoslain (39/1889) 40 luvun mukaan tuomitsema rangaistus sotilasrikoksesta tuomittua muistutusta lukuun ottamatta;
c) tuomioistuimen muusta rikoksesta tuomitsema vankeusrangaistus, jos rangaistus on tuomittu virkamiehelle tai jos rikos on tehty tuomitun ollessa virkasuhteessa valtioon.

(28.3.2014/264) Työntekijästä pidettävään nimikirjaan ei talleteta tietoa 2 momentin 2 kohdan a ja c alakohdassa tarkoitetuista rangaistuksista.”

Tietolähteet
Organisaation omassa toiminnassa syntyvät asiakirjat ja päätökset, muiden hiippakuntien tiedoksi toimittamat päätökset, Kirkon koulutuskeskuksesta tiedoksi tulevat rekisteröityjen henkilöiden suorittamat kurssit ja koulutukset sekä rekisteröityjen itse toimittamat asiakirjat.

Tietojen luovutukset
Pääsääntöisesti tietoja luovutetaan henkilön pyynnöstä, mutta rekrytointien yhteydessä tietoja voidaan luovuttaa ilman rekisteröidyn henkilön pyyntöä toisen hiippakunnan tai seurakunnan käyttöön.

Papin tai lehtorin vaihtaessa hiippakuntaa siirretään rekisteröityä henkilöä koskeva tietokanta henkilön uuden hiippakunnan nimikirjatietokantaan.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet
FCG Talent Oy:n KirkkoHR -ohjelmiston suunnittelussa on otettu tietoturva huomioon:

Ohjelmistolla on selkeä sovellusarkkitehtuuri
Ohjelmiston komponentit ja tasot välittävät tietoa toisilleen palvelupyynnöillä, joissa pyynnön lähde ja sisältö tarkastetaan ennen pyyntöön vastaamista
Ohjelmiston virheiden käsittely on toteutettu keskitetysti ja koko sovelluksen kattavasti niin, että virhetilanteessa koko sen hetkinen pyyntö keskeytyy. Tällä mahdollistetaan se, että virhetilanteessa järjestelmän käyttö ennemmin estetään kuin vaarannetaan ohjelmiston tietoturvaa.
Ohjelmistoissa kaikki liikkuva tieto salataan. Tietokannassa olevat tiedot eivät ole salattuja salasanoja lukuun ottamatta.
Tietoturvallisuus ja tietosuoja otetaan huomioon sovelluskehityksessä määrittelyssä (mm. tiedon arkaluontoisuuden luokitus), kehityksessä (mm. koodikatselmukset) ja testauksessa (mm. tietoturvan testaussuunnitelmat).

Teknisiä tietoturva-auditointeja toteutetaan säännöllisesti kolmansien osapuolien toimesta.

Ohjelmistossa on monipuoliset käyttöoikeusprofiilitoiminnot (esim. mihin tietoon, kenen tietoon, muokaten vai lukien käyttäjällä on oikeus), jolla voidaan minimoida henkilötietojen näkyvyys.

Jokaisella käyttäjällä on oma henkilökohtainen tunnus ja salasana (yhteiskäyttötunnukset ovat kiellettyjä).

Etähallinnassa ja integraatioyhteyksissä käytetään salattuja yhteyksiä.

Sovelluksissa on kattavat ja asiakastoteutuksissa myös konfiguroitavat lokitusmahdollisuudet. Lähtökohtaisesti kaikki muutostoimet lokitetaan.

Lokituksien osalta käyttöönotetut lokitukset ja lokitietojen säilytysajat vaihtelevat asennuksittain sekä ympäristön teknisen toimittajan prosessien mukaan.

KirkkoHR -palvelussa asiakas vastaa käyttöjärjestelmän, tietokannan ja väliohjelmistojen tietoturvapäivityksistä sekä järjestelmän varmuuskopioinnista.

FCG Talentin sovelluskehittäjiä ja ylläpitohenkilöitä on koulutettu tietoturvan osalta säännöllisesti. Tietosuojan osalta FCG-konserni järjestää kaikille työntekijöille koulutuksen ja testauksen ennen tietosuoja-asetuksen soveltamisen alkamista.

Henkilötietojen säilytysaika
Nimikirjaa pidetään ajantasaisena henkilön palvelussuhteen ajan, jonka jälkeen tiedot säilytetään pysyvästi.

Rangaistustietojen poistamisessa noudatetaan nimikirjalain 8 §:ää ja kirkon nimikirjaohjeen kohtaa 5.15.5. Rangaistustietojen poistaminen nimikirjasta.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on
– oikeus saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä, ellei laissa erikseen säädetty poikkeusta
– oikeus saada pääsy tietoihin
– oikeus oikaista tietoja
– oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä
– henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus
– oikeus olla johtumatta automaattisen päätöksenteon kohteeksi ilman lainmukaista perustetta

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi